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説明が下手な人が説明上手になる方法とは?

仕事をしているとき上司や同僚から、「説明が下手、分かりにくい」と言われたり、部下に説明してもいまいち伝わっていなかったり、そんな経験はないでしょうか?

そこで今回は説明が下手で悩んでいる、そんな人に向けて説明が上手になる方法をわかりやすく解説します。

あわせて、説明が下手な人の特徴や原因、デメリットや説明が上手になるポイントまで幅広く解説していきます!

目次

説明が下手な人に共通する特徴5選

説明が下手と言われる人には話し方に共通する特徴があります。

まず、説明が下手な人に共通する特徴を5つ紹介します。

自分に当てはまっているものがないか、確認してみましょう。

説明が抽象的で具体性がない

説明が下手な人は抽象的な言葉をよく使います。

例えば「少しお待ちください」と言われたとき、「少し」という言葉を2〜3分と捉える人もいれば、10分と捉える人もいます。

なので、この場合は「少しお待ちください」ではなく「5分ほどお待ちください」というように具体的な数字で伝えた方が相手にとってわかりやすいです。

他にも、「大きい」「小さい」などの大きさを表す場合も同じです。

「すごく小さい」ではなく「アリみたいに小さい」など相手にイメージしやすいものに置き換えて伝えてあげると理解されやすいです。

話を組み立てるのが苦手

説明が下手な人は、思いついたことをそのまま口に出して言ってしまいます。

そのため話の内容がバラバラだったり、話の流れが前後していたり、同じことを復唱していたりいます。

そのため、1つのテーマからいろんな方向に話が飛んでしまうので、聞いている方からすると何を言いたいのか理解できず混乱してしまいます。

話すときは話があちこちに散らからないように、しっかり筋道を立てて順序よく話ていく必要があります。

理論的ではなく感情論で話している

感情論とは、理屈や理論などではなく、自分の感情で意見や議論をするということです。

感情的な人は自分の制御できていない人が多く、自分が感じたことをそのまま意見として出します

自分の心に素直で、説明に明確な根拠がありません。

根拠がないので、説得力に欠けた説明になってしまい、相手に納得されなかったり、発言に矛盾が生じてしまったりと、下手な説明になってしまいます。

自分が内容を理解出来ていない

説明している本人が内容をちゃんとわかっていないというのは少なくありません。

自分が理解出来ていないことを説明しようとすると、表現があいまいになったり、言葉がスラスラ出てこなくて話せなかったりします。

上手い説明をしようと思っても、自分で話ていて疑問が出てきたり、質問がきても即答出来ずなかなか答えられなかったり、答えられても曖昧な返答で終わってしまいます。

当たり前ではありますが、説明する側がしっかり理解していないと相手に理解してもらうことは出来ません。

早口で何を行っているのか聞き取りにくい

早口で話す人は頭の回転が早い人が多いと言われています。

頭の中にある情報量が多いので、早く処理しようと自然と早口になってしまいます。

人によっては早口で話すのが苦手だったり、早口だと聞き取れないという人も少なくありません。

相手に説明を伝える以上、自分のことだけを考えて話すのではなく、相手のことも考えて相手に伝わりやすいように話す必要があります。

話してて相手に理解されていないと感じたら、なるべくゆっくり話すように心掛けましょう。

説明が下手と言われる原因

次に説明が下手と言われてしまう原因について解説します。

説明が上手になるためには下手な原因を知っておくことが大切です。

ここでも自分に当てはまっている原因がないか探してみましょう。

聞き手に対しての思いやりがない

説明が上手な人は常に相手のことをよく考えていて、聞き手に対して思いやりがあります。

聞き手に対して聞き取りやすい「声の大きさ」や「話すスピード」を意識したり、人に合わせて説明の仕方を変えたり、相手がイメージしやすいものに置き換えて話したりします。

説明下手な人は自分のことばかり考えていて、相手にどう伝わっているか、理解して聞いているかなどを考えて話していません。

自分が気持ちよく満足に話せていたとしても、相手からすると理解出来なかったり、どこか腑に落ちていなかったりと、受け取り方も人によってはさまざまなので、常に相手を思いやる気持ちを忘れないようにしましょう。

相手に伝えたいことがまとまっていない

伝えたいことがまとまらない人は、実は伝えたいことがないという原因があります。

自分の興味のあることや知ってほしいことであれば、そこまで考えなくても、考えが浮かんできて伝えることができますよね。

なので、まずは何を伝えたいかということを考えてみましょう。

伝えたいテーマが決まることである程度伝えたいことをまとめることができます。

それでも伝えたいことがまとまらない場合は、そのテーマに対しての情報が足りてない可能性があります。

考えをまとめて伝えるということは、物を作って与えることに似ています。

物(テーマ)を作る技術があっても部品(情報)がないと作ることはできませんよね。

なので、初めにテーマを決め情報もしっかり集めるようにしましょう。

自分本位で話している

自分本位とは自己中心的な在り方、物事を自分を中心とした考え方のことを言います。

説明が下手な人は自分本位で説明している人が多いです。

自分がとにかく説明することに意識が向いていて、相手が理解して聞いているかどうかは考えることが出来ていません。

いくら一生懸命説明したところで相手に理解されず、結局何を伝えたいのか分からないと思われたり、説明が下手という印象を持たれてしまいます。

自分の説明で、相手がしっかり理解できているか、相手の立場に立って考えるように意識を変えていきましょう。

説明が下手であるデメリット

説明が下手な人は仕事やプライベートなどで損をしています。

では、説明が下手なことで、具体的にどんなデメリットがあるのでしょうか?

ここでは、説明が下手だと起こるデメリットについて紹介していきます。

自分の意見や考えを相手に伝えられない

説明が下手だと、自分の意見や考えをちゃんと相手に伝えられません。

プライベートやビジネスシーンにおいて、意思を伝えることはとても大切です。

上手く伝えることができないと、相手に誤解を招いてしまうこともあります。

他にも相手に悪い印象を持たれたり、最悪の場合信頼を失ってしまうことも少なくありません。

時間を無駄にしやすい

一度目の説明で相手に理解してもらえなければ、もう一度説明し直さなければなりません。

そのため、説明で時間を長く使ってしまうため、お互いにとって時間のロスになります。

ビジネスシーンでは時間にあまり余裕がなく限りがあるため、相手を怒らせてしまうこともあるかもしれません。

そのため、説明に時間がかかってしまうことは大きなデメリットと言えます。

仕事ができないと思われる

正確で相手に分かりやすい説明ができないと、「説明が下手=仕事ができない」という印象を持たれてしまいます。

さらに、コミュニケーション能力も低いと判断され、客先に連れて行ってもらえなかったり、新しい仕事を任せてもらえなかったりするなど、仕事でのチャンスを失う可能性も出てきます。

なので、仕事においても説明が上手ということは非常に大事になってきます。

説明上手になる話し方のポイント

次に説明が下手な人が説明上手になるポイントを紹介します。

これから紹介するポイントを意識して変えていくことで、説明上手な人にどんどん近づいていくはずです。

日常で説明する機会があれば、ぜひ活用して説明上手な人になれるように練習していきましょう。

結論や要点だけをまとめてシンプルに話す

説明が長かったり、同じことを繰り返して話していると聞いている側は疲れてしまいます。

できるだけシンプルに短く結論と要点だけを簡潔に伝えることで、余計な情報がなくスラスラと頭に入っていきます。

まず最初に結論を言って、その後に理由を伝えると分かりやすいです。

結論から話すと一番何を伝えたいのかが明確に伝わります

説明する前に説明する内容や要点をまとめておくとより伝わりやすく、説明もスムーズにできます。

ゆっくりと丁寧に話す

ゆっくりと丁寧に話すことも説明下手を直す大事なポイントとなります。

早口の人は自分がゆっくり話していると思っても、聞いている人からすれば早口と感じられることがあるので、第三者に聞いて確認してみるといいでしょう。

早口でも相手が理解出来ていれば早く説明が終わるのでいいですが、理解出来てない場合はそちらの方が時間を無駄にしてしまいます。

相手が理解できてついてこれる話のスピードを意識して説明するようにしましょう。

相手がわかる言葉や具体的な例を入れる

説明するときに難しい専門用語が出てきたり、説明をしてもいまいちピンときていなかったりすることありますよね。

そんなときは、相手が理解できる言葉やものに置き換えて具体的な例を説明すると伝わりやすいです。

例えば、子供に何か説明するときに難しい言葉は使わずに、子供でも理解できるような簡単な言葉で説明しますよね。

大人も一緒で、相手が頭の中でよりイメージしやすく、伝わりやすい言葉で説明するようにしましょう。

説明が下手な人への対処法

ここまで、説明が下手な人について色々紹介してきました。

説明が上手くできなくて、自分の考えを伝えることが苦手という人はたくさんいます。

では、逆に周りの人に説明が下手な人がいた場合はどうしたらいいのでしょうか?

最後に、説明が下手な人への対処法を解説します。

自分が理解できるまで聞き直す

説明が下手な人から説明を受けて、疑問に思った部分や曖昧な部分はそのままにせずに自分がしっかり理解できるまで聞きましょう。

聞き返すのが面倒くさいと思って、疑問点を解消せずにそのままでいると、後々ミスやトラブルの元になります。

なので、分からないことがあれば「これはどういうことですか?」と聞いてみましょう。

それでも曖昧な答えが返ってくる場合は、自分の考えを「こういうことですよね?」と伝えて、「はい」か「いいえ」で答えられる質問をしましょう。

自分の理解を相手に伝えて説明を再確認する

説明を聞いて自分が理解したつもりでも、自分の認識と相手の認識にずれがあることがあります。

誤った理解や解釈をしてしまうと、相手との思い違いで大きなトラブルやミスに繋がります。

説明が分かりにくいところは、オウム返しをして「〇〇ってことですか?」など再確認をするようにしましょう。

そうすることで認識のずれを直すことができます。

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