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社会人に必須のコミュニケーション能力と上達のコツを解説

学生から社会人になることで、様々な能力が求められるようになります。

中でもコミュニケーション能力は特に重要視されると言って良いでしょう。

コミュニケーションのとり方も、学生と社会人では必要な能力が変わってきます。

ここでは学生のみなさんに向けて社会人ではどんなコミュニケーション能力が必要か紹介していきます。

また、どんなコミュニケーション能力が必要か、コミュニケーション能力をアップさせるためにはどうすれば良いのかを紹介していきます。

参考にしてみてください。

目次

社会人に必要とされるコミュニケーション能力とは

具体的に社会人にはどんなコミュニケーション能力が求められるのでしょうか。

学生の頃は相手と仲良く話をする、多くの友人を作ることができる、といったことがコミュニケーション能力が高いとされていたと思います。

社会に出るとコミュニケーションを活用する場が主に仕事になってきます。そのため仕事で成果を上げるための能力が求められます。

ただ相手と仲良くなるだけではコミュニケーション能力が高いとは言えず、仕事を円滑に進めるためのコミュニケーションや相手を説得したり、相手が何を求めているのか意図を汲み取る、といった能力が必要になってきます。

社会人と学生では求められるコミュニケーション能力が違う

学生に求められるコミュニケーション能力は

・初対面でも打ち解けられる

・場を盛り上げるのが得意

・人の輪に入っていける

といった身近な人と良好な関係を築くことが主な目的としてあり、その能力が大事になってきます。

コミュニケーションが苦手だったり、人と良好な関係が上手く築けなかったとしてもそれは自己責任の範囲であり、人と話す話さないは個人の自由の度合いが大きいと言えます。

では社会人に求められるコミュニケーションは何でしょう。

・物事を的確に伝える

・相手の話の要点を聞き取る

・立場や状況に柔軟に対応する

といった能力も合わせて求められます。

社会に出ても良好な関係を築ける能力が必要なのは変わりませんが、それにプラスして物事を分かりやすく伝えたり、相手を理解し要望を汲み取るといった能力が求められます。

社会では自分を中心としたコミュニケーションから、相手を中心とし相手の立場に立てるコミュニケーション能力が必要となっていきます。

コミュニケーションを取ることのメリット

社会人としてコミュニケーションを取ることでどんなメリットがあるでしょうか?

例えば会社という組織の中ではコミュニケーションをとることで、円滑に仕事を進んでいきます

仕事が円滑に進めば、効率よく動くことができるし余分なところに時間を割かなくて済みます。

コミュニケーションをとることで仕事の効率化が進められるのは大きなメリットではないでしょうか?

またコミュニケーション能力が高い人は、自分が進めたい方向へ話を持っていくこともできます。相手と取引をするような時にはコミュニケーション能力はとても重要になります。

情報交換やお互いの認識のずれをなくす  

コミュニケーションをとる目的の一つには意思の疎通や情報の交換があります。

コミュニケーションが不十分だと、やらなくてもいいことやっていたり、重要なことが抜けていたりと無駄な行動をとってしまうし、お互いに目的が共有できていないと組織としてまとまった動きができません。

こまめなコミュニケーションをとることでお互いの考えが分かり、認識のズレがあれば修正することもできます。

例えば「誰かがやってくれているだろう」、「○○さんが準備しているはずだ」と思っていても実際は誰も準備していなかった、といったことはよくあると思います。

ここでコミュニケーションをとることができれば確認ができるのでこうした思い込みによるミスが防げます。

学生の時は「まぁしょうがないか、自分でやるか」で済むことかもしれませんが、社会に出れば自分がやればいいということでは済んでいきません。

ミスや無駄な行動は周りへの影響も大きくなるので、まめなコミュニケーションが大切になります。

 他にも情報交換を行うことで、自分が知らなかった情報を知ることができるし、逆に自分の知っている情報を伝えることで、お互い有益な時間を過ごすことができます。

 情報の交換だけではなく、この人といると得だなと思ってもらえれば、他者からの評価を上げることもできます。

相手から協力を得られる

一人で出来ることは限られています。

人を使えばより多くのことができるようになるし、短時間で終わらせることができます。

例えばあなたが会議のセッティングを頼まれたとしましょう。

会議室のテーブルや机の配置、資料の準備、時間帯や曜日の案内など色々とやることがあります。

これらを周囲への協力を仰がず、自分に任されたのだからと考え一人で準備することをイメージしてみてください。

それなりに時間をとられてしまいますよね。

もちろん大事な業務ですから手を抜くことは出来ません。万全な準備が必要です。

ここにあなたを手伝ってくれる協力者がいたらどうでしょう。

コミュニケーションをとることで協力者を集うことができます。また役割を分担することで短時間で終わらせることができるし、余裕ができた分、落ち度はないか注意深く確認することができます。

他に人に協力を得ることで色んな知恵やアイデアがもらえる場合もあります。

一人では考え付かなかったこともそうしたアイデアで解決できる場合もあるでしょう。

一人で業務をすべて完結させるのは難しい場合、社内外の人と協力して仕事を進めていく必要があります。

また、お互いの仕事への理解度や進捗状況といったことを的確に伝え合えれば、効率よく仕事ができようになります。

周りとコミュニケーションをとることで仕事を効率化でき、問題解決能力も身につけることができるようになるため、社会(職場)でのあなたへの信頼も得ることができます。

社会人に必要な5つのコミュニケーション能力

社会人に必要なコミュニケーション能力=ビジネスで成功するためのコミュニケーション能力と言ってよいでしょう。

では具体的にはどんなコミュニケーション能力が必要になってくるでしょうか?..

ここでは身に付けておきたい主なコミュニケーション能力の概要を5つ紹介します。

他人に対して的確に伝える能力

まずは自分の意見をはっきり相手に伝えること、そしてそれを相手がしっかり理解しているかが重要です。

自分は伝えたとしても、相手が話を聞いていなかったり理解していなければ、伝えていないのと同じことになってしまいます。

後で言った、言わないの問題になることは良くあることです。

重要な内容ほど、話した内容がどう相手に伝わったかを確認する必要があります。

相手に理解してもらうために、伝え方のコツを紹介します。

伝えたい要点や問題をはっきりさせ伝えましょう。

前置きが長かったり、回りくどい話し方は一体何が言いたいのか良く分からなくなってしまいます。

聞いているうちに集中力も無くなっていくので大事なところを聞き逃されてしまったりということもあります。

何を伝えなければならないのかをしっかりまとめて伝えるようにします。

「これから大事な話があるので、よく聞いてください」

と注意を引いて、聞く姿勢をとらせるのも効果的です。

話す内容としては、5W1H「When:いつ」「Where:どこで」「Who:だれが」「What:何を」「Why:なぜ」「How:どのように」を意識して伝えると良いですね。

話が分かりやすくなり、聞き取ってもらいやすくなります。

これは対面で話す時だけではなく、電話での対応やメール等文章で伝える場合も同じです。

他に、相手に分かる言葉で伝えることも大切です。

例えば片方だけが理解している専門用語を使ったり分かりにくい表現があると、相手の集中力を削いでしまいます。

表面上伝わっているように見えて、理解していない場合があるので、相手の様子を見て理解していないと感じたら言い方を変えるなどして伝えていきましょう。

こうした他人に対して一方的に話すのではなく、理解しているのを確認して的確に伝える能力がビジネスでは必要になります。

相手を説得したり、巻き込む力

仕事は一人ではできません。個人で仕事をしている方でも周りとの関わりの中で仕事をしています。

コミュニケーションをとることのメリットの中に、相手から協力を得られるというのをお伝えしましたが、協力を得られるようなコミュニケーションをとることが大切です。

協力してもらえるようなコミュニケーションとは何か。

手伝ってもらおう、協力してもらうためには相手を説得するコミュニケーションが必要になってきます。

そのためにまずは自分の現状を理解してもらう必要があります。どういう状況で何に協力してほしいのか、自分がこうしてほしいという気持ちをはっきりと示すことが大事です。

「言っても断られるだろうな」、「手伝ってほしいけど何か頼みづらいな」と遠慮する気持ちが出てくると、自分の思いを強く伝えることができません。

相手に気持ちが届かないと動いてはくれません。

説得には言葉の巧みさも必要ではありますが、自分の思いや考えをしっかりと相手に伝えることが大事になってきます。

自分がこうしたいという強い気持ちは、周りの人を巻き込む力にもなります。

多くの人を巻き込むことができれば、より大きなことが成し遂げられます。

相手を説得する力や周りを巻き込む力は今後仕事をしていく中で、営業、昇進、事務処理など様々な場面で活きてきます。

普段から周囲の人との関係づくりを良くしておくようにしましょう。

相手の言うことを正確に理解する力

自分が伝えたいことを相手に的確に伝える力が必要だということを伝えましたが、逆に相手が伝えようとしていることを正確に理解する力も必要になります。

そのためには相手の意見に耳を傾け、何を伝えようとしているのか相手の意図や真意を知ろうとする意識が必要になります。

話の端々だけ聞いて「多分こういうことだろう」と自分なりの解釈や思い込みで聞いてしまうと正確に読み取ることはできません。

自分の理解と相手が伝えようとしていることにズレがないか確認しながら話をしていくことはビジネスにおいては大事と言えます。

また、相手の表情や雰囲気といった非言語コミュニケーションからも読み取る力が必要になります。

言葉だけでは分からない真意は相手の様子から見えてくる場合があるからです。

言語コミュニケーションまたは非言語コミュニケーションから相手のいうことを正確に読み取る力を付けるには注意深く相手を観察したり、聞くことに集中する必要があります。

片手間で話を聞いていると相手を知ることができないので、日ごろから相手に興味を持って関わり観察することを心がけましょう。

状況を見て会話を修正する能力

言いたいことをただ伝えていて相手が理解していないのではないか、といったときや相手の言っていることが自分は理解できているのか不安だ、といったときにその状況を読み取り修正できる力は必要だと言えます。

相手が理解していないままそれに気付かず話を進めてしまうことや、相手の話を理解できていないままそれを言い出せず分かったふりをしてしまうことで、伝達ミスに繋がってしまいます。

相手がちゃんと理解しているかは言語コミュニケーションだけではなく非言語コミュニケーションからも読み取る必要があります。

そして理解されていないなと感じれば、どう理解しているか確認をとったり、どう思っているのか逆に意見を聞くなど、状況に合わせたコミュニケーションがとれる力が必要になります。

逆に相手の話が理解できない時、うやむやにせず理解できていないことを伝えるようにすることも大切です。

言いにくいとか遠慮してしまうなど個人的な感情で判断するのではなく、仕事を進めていく上での影響を優先的に考え、行動やコミュニケーションを修正する力が社会においては大切になってきます。

非言語コミュニケーションも重要

既に紹介している通り話しの内容だけではなく、表情や視線しぐさ、声のトーンや大きさなど視覚や聴覚からの情報も重要になります。

メラビアンの法則というのがあります。

人と人とのコミュニケーションにおいて、言語情報が7%、聴覚情報が38%、視覚情報が55%の影響を受けるとした法則です。

人は話している言葉の内容や意味よりも、相手の声の調子や口調、テンポに影響を受け、さらに見た目や仕草、顔の表情などの影響を受けやすい、つまり非言語コミュニケーションが大切だということを言っています。

それだけ人は相手の様子に心が左右されてしまうのです。

例えば「ありがとう」とお礼を相手に伝える場合、言葉とは裏腹に怒った口調だったり、顔が無表情だったりすると言葉ではなくその口調や表情を信じます。

「ありがとう」と伝えたから良いだろうということではなく、どう伝わったかが大事になります。

相手に何かを伝える時は気持ちを込めて話すようにすると良いでしょう。

逆に、たとえ言葉で上手く話せなくても、熱意のこもった声のトーンや表情で話せば相手に伝わるということです。

日ごろの自分自身の声や仕草、表情を見返して誤解を与えないように注意しましょう。

コミュニケーション能力をアップさせるためには?

ポイントを解説する女性

コミュニケーション能力を高めていくためには日常から練習をしていくことが重要です。

実践していかなくては身に付きません。

日々のコミュニケーションで癖をつけていけば、能力はアップしていきます。

手短に話す、電話で用件を伝える

普段から結論から話すようにして、用件を手短に伝えるように意識して話すと、伝わりやすく話す能力が身に付きます。

特に話が長くなりがちな人や、何が言いたいのかよく分からないと言われる人は練習をすると良いでしょう。

慣れてくると話の要点を素早くまとめて話せるようになります。

電話だと相手の話に素早く反応して会話しなければいけません。

あえて電話を使って要件を伝えるようにするのも、素早く受け答えをする練習になります。

報連相をこまめにする

報連相をするためには状況を的確に伝える能力が必要です。

例えば、主語が抜け落ちていたりすると上手く伝わりません。

また相手を混乱させないために、推測で話しているのか事実を話しているのかをハッキリ伝えることが大事です。

報連相は的確に伝えるコミュニケーション能力を身につける練習にもなりますし、報連相することに慣れておくと、社会に出てとても役に立ちます。

アルバイト先や大学で報連相をこまめにする練習をしていくとよいでしょう。

コミュニケーションが上手い人の真似をする

何でもそうですが、できている人の真似をすることは上達への近道です。

コミュニケーションも同じ。ああいう人になりたいな。あの人のコミュニケーションのとり方上手だなと感じる人がいたら、その人の真似をするところから始めてみましょう。

真似をするだけでも練習になるし、コツを掴むことができるでしょう。

真似をするためにはどんなコミュニケーションをとっているのかよく観察することが大切です。

話し方も重要ですが、表情やジェスチャー、話しかけるタイミング、メールや電話でのコミュニケーションの使い分け方等も参考にすと良いでしょう。

会社の先輩やゼミでコミュニケーション能力が高い人を見つけてみてください。

会話の話す、聞くの割合を整える

ピンポンルールというのはご存じでしょうか?

会話で自分と相手の話す割合を4:6、または5:5にすると双方満足するコミュニケーションが取れる、というものです。

つい自分のことばかり話してしまったり、逆に相手に質問ばかりで自分のことを話さなかったりということになってしまうと物足りないコミュニケーションになってしまいます。

ピンポンルールで話す、聞くの適度な割合を意識して会話してみましょう。

また話してみたいな、と思ってもらう事で好感が持たれます。

出来るだけ多くの人と良い関係を作っていきましょう。

面接でコミュニケーション能力をアピールするために

面接

これまで社会人に必要なコミュニケーション能力をお伝えしてきました。

社会人になるとビジネスにおいて成果が求められます。

まず基本として相手とのやり取りする中で正確に伝えることや、話を正しく聴く能力が必要です。

多くの企業はそうしたコミュニケーション能力の高さを求めているので、面接時にコミュニケーション能力をアピールできるポイントをまとめてみました。

・結論から話す等をして、分かりやすく話す

・相手の言いたいことを読み取り答える

・その場の雰囲気を感じ話を変える

こうした点を意識することで話が伝わりやすくなり、面接官にも良い印象を与えることができます。

ポジティブなコミュニケーションを心掛けよう

会議

誰とでも良い関係性が築ければ働く環境が良くなり、仕事もスムーズに進めることができます。取引先とも上手く付き合いができていくでしょう。

良好な関係を築くためには良好なコミュニケーションをとっていかなければいけません。

相手と話していて好感が持てるのは前向きな姿勢です。

「挑戦してみます!」、「私にはない発想でした。参考にします!」

などポジティブなコミュニケーションは相手を喜ばせます。

逆にネガティブな考えや否定するばかりでは相手を不快にさせてしまったり、距離を置かれてしまいます。

自分とは意見が違う場合でも「いや、それは無理です」「賛成できません」とNoを言うだけではなく、

「もっとこうした方が良いと思います」、「それも良いですが私はこういう考えです」など代替案を伝えると良いですね。

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コミュニケーションは知識だけでは上達しません。

実践して経験を積むことが大切です。

学生から社会に出て、友達同士の会話レベルから求められるコミュニケーション能力の違いに戸惑う人は多いと思います。

頭では理解していても、実際に上手くコミュニケーションが取れない場合があるからです。

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