部下育成の鍵はコミュニケーションにあり!6つのコツを紹介

出張レッスン

部下育成について、こんなお悩みないですか?

『育成のつもりが一方的な指示出しになる』

『部下をどう育てたらいいか分からない』

『部下の考えがよく分からない』

部下の育成方法や関わり方が分からないというお悩みの声を、リーダー職や管理職の方達からよく聞きます。

こういった悩みの多くは、コミュニケーションを改善することで解決できます。

今回はそのコツを紹介します!

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目次

部下とコミュニケーションを取る重要性とは

現代の上司は『プレイングマネージャー』としての役割を求められることが多いです。

プレイングマネージャーとは、マネージャーとして部下の育成指導を行う役割と、プレイヤーとして会社の売上に貢献する役割の両方を担う立場のことです。

働き方改革による残業規制などから、現代は限られた時間で結果を出していかなければなりません。しかし、プレイヤーとしての自分の実業務をするのに頭が一杯になり、部下育成の優先順位が下がってしまう、という声もよく聞きます。

しかし、部下育成により得られるメリットも沢山あります。

生産性が高い職場になる

上司と部下の関係性が良く、質の高いコミュニケーションが取れていれば、生産性の高い職場になります。

コミュニケーションがしっかり取れていると部下のモチベーションは上がります。

仕事での不安や不満が少なくなり、ビジョンや目標が共有されるためです。

モチベーションが上がれば、部下の生産性が上がり、結果が出るようになります。

指導には時間と手間がかかるかも知れません。

あなたのプレイヤーとしての実業務をいったんは脇に置いて話をする必要があります。

緊急性が高い実業務が多い人ほど、そんな時間はないと思うでしょう。

でも、会社を存続させるため次世代の育成は重要です。

あなたの部下が一人立ちして自発的に仕事が出来るようになれば、負荷は大分減ります。

長い目で見てあなたに還元されるでしょう。

部下からアイデアを貰える

部下と普段から話しやすい雰囲気作りが出来ていれば、アイデアを貰いやすなります。

上司からどんどん話したり、相手の話を肯定したり、笑顔を大切にしたりといった雰囲気を作りが大切です。

チームメンバー全員が、パソコンとばかり向き合っていては暗く重たい雰囲気となり話しにくいです。

そうではなく、お互いに関心をもち、声掛けをしたり、雑談を交えながら仕事の話をすると良いでしょう。

そうすることで、気兼ねなく意見を言えるようになれます。

部下もあなたとは異なる知識や経験、スキルや価値観を持っています。

もしあなたが、部下の能力を十分に引き出すことが出来れば、とても強いチームになるでしょう。

そのためには質の高いコミュニケーションが必要です。

部下を教えることで自身の成長につながる

教えることは学ぶことです。人に教えることが出来れば、あなたは十分に理解してると言えるでしょう。

部下に仕事を説明するときに、どこかしどろもどろになり、上手く説明することが出来なかったという経験はないでしょうか。

また、アメリカの国立訓練研究所の研究によると、人に教えるということは学びの定着率が最も高い学習法だという報告があります。

様々な学習方法に対する学びの定着率は以下だそうです。

人に教えを受ける :定着率5%
読書する     :定着率10%
見て聞いて覚える :定着率20%
デモする     :定着率30%
グループ討議する :定着率50%
自ら体験する   :定着率75%
人に教える    :定着率90%

定着率から分かりますが、人に教えを受ける立場と教える立場では、天と地の差があるわけです。

よく人に教えてもらって分かったような気になる人がいます。

若手の部下だとそういう傾向が強いかもしれません。

本当に理解しているかどうか、質問してみて下さい。

「あなたの理解を教えて下さい」と。

部下育成をすることであなたの理解がより深まることが分かって頂けたでしょうか。

部下育成を手間がかかるとか言わずに、成長のチャンスがきたとそう捉えて下さい。

ミスの量が減る

コミュニケーションが取れていると、仕事上のミスが減ります。

意志疎通が十分に取れていれば、お互いの状況がよく分かります。

上司は部下の仕事ぶりを見てカバーしてあげることが出来るでしょう。

部下は細かく報連相することで致命的なミスというのは減るでしょう。

ミスが少なくなれば、上司の叱る量が減ります。部下も叱られなくてすみます。

お互いのストレスが小さくなって、楽でいられるでしょう。

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部下の育成に重要なコミュニケーション6つのコツ

会議

部下育成で大切なコミュニケーションとして6つのコツがあります。

その概要をご紹介します。

①部下のことを理解する

部下の「経験・能力・やる気」この3点がどのレベルにあるかを理解しましょう。

この3つを踏まえずに関わると間違った指導をしてしまいます。

例えば間違った指導方法はこんな感じです。

とある会社の総務部に上司Aと部下B君がいました。B君は入社1年目、まだ経験が少ない新人です。
ある日、B君がデスクワークしてると上司Aが焦った表情で来ました

今日来るお得意先のC社用のお弁当がまだ発注できてない!すぐに発注をしてくれ!発注前にはオーダーを確認させてくれ」と急ぎの依頼がありました。
B君はこれは緊急事態だと思い、急いでいつも頼んでる幕の内弁当をオーダーしました。
オーダー後、上司Aが現れて伝票をみて青ざめました。

「おい、何でオーダー前に俺を呼ばなかったんだ!C社はお得意様だから特上弁当をオーダーしなきゃいけなかったんだぞ!」B君はオーダー前の上司確認を急いだあまり忘れてしまっていました。
この失敗に対して上司Aさんが「君はこんなミスをして、やる気ないんだろ!」と怒ったとします。
こんなとき、A君は心の中で「やる気
がないんじゃなくて焦って発生したミスなのにな」と心の中で思っているかも知れません。

ここにあるように「やる気ないんだろ」と感情的に指導をしてしまうと、部下はあなたに対して、あまり話せない相手だと距離を置くかも知れません。

自分のことを理解して貰えてなくて、この人に何を言ってもしようがないのかな、と関係性を築くことをあきらめてしまうかも知れません。

部下の不足している部分を的確に指導してあげましょう。

そうでなければ部下は納得せず、あなたの言うことを聞かなくなるでしょう。

部下に合った目標設定をする

上手な指導方法として、部下の適性や価値観を踏まえて目標設定をすると良いでしょう。

人それぞれ『得意・不得意』や『やりたい事』は異なるためです。

面談をして相手の考えをしっかりと聴き取りましょう。

目標を立てるときは具体的に設定しましょう。

ゴールまでを道筋立ててお互いがイメージを共有出来るかが大切です。

部下には目標に合った仕事を割り振るようにして下さい。

目標設定がなかったり、あいまいだったりすると、

部下もどこに向かって進めば良いのか分からなくなってしまいます。

明確に目標設定を決めましょう。

目標にあった仕事を割り振る

相手の話を汲み取った上で、あなたの、又はチームの方針を伝え目標設定していきましょう。

面談の際、チームの方針や目標を意図を込めてしっかりと伝えて下さい。

あなた自身の想いや、チームとしてどうして行きたいかが伝わらなければ

モチベーション、やる気があがらず、上辺だけの関わりになってしまうでしょう。

目標設定にあった仕事が任せられるとモチベーションが上がってなお良いです。

もし、目標や やりたいことと異なる仕事を任せるのであれば、なぜ必要なのかを説明して下さい。

なぜそれをやる必要があるのか、意義を分かってもらうことが大切です。

②仕事を任せて影から支える

仕事を任せられる状態になるまでは丁寧に教え続けて下さい。

任せられるようになったら、自分で考えさせつつも影でサポートするという立ち位置が大事です。

あなたが前に出て代わりに仕事をしていては、いつまでも一人立ち出来ませんから。

部下も仕事を任せられているという実感を感じられれば、信頼されていると感じ、やる気になります。

逆にあなたが部下を信頼しないで、難しい案件は任せずに自分がやったらどうなるでしょう。

部下にとって難しい仕事に取組み、そこから学ぶという学びの機会を失ったといえます。

相手の成長を願って影から仕事をささえてあげて下さい。

③話をしっかり聞きフィードバックをする

話をしっかり聞く場を設けてフィードバックしてあげて下さい。

人間は自分に関心を持ってもらえると嬉しいと感じる生物です。

「この人は話を聞いて貰えるし、正確なフィードバックを貰える」

そう思われるような上司になりましょう。
逆にはならないように気を付けて下さい。部下の話をしっかり聞かず途中で遮る、自分の考えを押し付ける上司。

そんな上司と話していては部下の気持ちは下がりますし、何か意見を話しても無駄だと感じるでしょう。

相談を受けたときは、相手の言葉だけでなく、その裏に隠された意図まで読取れると良いでしょう。

例えばこんなケースがあります。

自分の意見をはっきりと言うのが苦手なB君に少し難しい仕事をお願いしたとしましょう。

あなたが「今日中に終わらせてくれ」といった後、B君は少し自信なさげに「分かりました」と言いました。

次の日、B君は任せた仕事を終えることはできませんでした。本当は他の仕事が忙しく、任された仕事はほとんど進んでいなかったのです。

B君は言葉では「分かりました」と言いましたが、自信なさそうな素振りを受け取って「自信なさそうだけど、どう?」と聞いてあげると良かったでしょう。相手の表情や仕草を汲み取って、表面上の言葉ではない、裏側の意図が読取れると良いですね。

部下の仕事をよく観察する

部下の仕事はしっかりと観察して下さい。

部下をしっかりと見ていないと正当な評価はできません。

部下の行動パターンや感情の起伏するポイントなど、

相手を観察することで見えてくるものだと思います。

仕事ぶりを事実ベースで指摘すると部下も納得がいきます。

問題があったとき、直接タイムリーに指摘することも大事です。

時間が経ってから指摘しては熱が冷めてしまいます。何の話しだっけ?となります。

鉄は熱いうちに打ちましょう。気持ちが冷めないうちに行動に移しましょう。

そうならないようにして下さい。

だからこそ観察することが重要です。

褒めるときは褒め 叱るときは叱る

部下に対しては褒めること、叱ること両方が必要です。

褒めることで、自己肯定感が高まり積極的に活動するようになります。

相手を褒めるとリラックスして笑顔が増えます。

身体から緊張感がなくなり相手の意見を受け入れやすくなります。

職場の雰囲気が良くなり、意見を言いやすいい環境になるでしょう。

部下は褒められると、自分の仕事を見てくれてたんだ、と嬉しくなります。

それがモチベーションアップに繋がります。

相手のことをよく観察し、細かい仕事をよくみてあげて下さい。

相手が頑張ったことを認めてあげたり、自身が気付いてはいないけど素晴らしいことを褒めてあげて下さい。

仕事はもちろんのこと、仕事以外でも、その人の人間性の素晴らしさを感じたら褒めてあげて下さい。

叱ることも大切です。叱られても納得できる内容なら改善していくでしょう。

叱る場合は「怒る」と混同しないようにしましょう。

「怒る」は、自分が困りたくないから自分の感情を相手にぶつける行為です。

「お前がそんなくだらんミスするから、こっちが迷惑するわ!」など

自分の利益が損なわれたり、保身のために出てくる自分本位な言葉です。

「叱る」は相手の成長を想って出てくる、注意・アドバイスです。

同じ過ちや間違いを繰り返さないようにするため注意することです。

相手の可能性を信じているからこそ、出てくる言葉です。

叱り方は重要で、叱り方が下手だと相手の反発を買ったり、モチベーションを下げたりします。

論理的で分かりやすく伝えないと相手に納得してもらえません。

誰か他の人と比べて全然できてない、というと劣等感を感じてしまうかも知れません。

叱ることは慣れていないと難しいと感じるかもしれません。

しかし、部下へ叱ることで信頼関係が構築されます。

部下は叱られることで「この人はこんなに自分のことを想ってくれてるのだ」

「これだけ指導頂いたのだから、この人に応えたいとおもうでしょう。」

上手に叱ることが上司に求められています。

④一対一のコミュニケーションの機会を作る

普段から部下と一対一で話し合う機会を作るようにしていれば、悩みや仕事で躓いていることを知ることが出来ます。

近年では1on1ミーティングと言われるものが世界中で注目されています。

ベンチャーや有名企業が集まるシリコンバレーでは、30分程度のミーティングを定常的に実施しています。

1on1の目的は部下の成長を促すことが目的です。一方的な面接とは全く違います。

上司が自分を見てくれているという安心感も生まれるでしょう。

他にも、部下にとって上司へのアピールの場となりますので、そういった機会が増えるのは良いことです。

コミュニケーションの無い職場だと、メールやり取りですませて、それでおしまいにしているところもあります。

なかなか、時間をとることが難しいと思う方もおられるかも知れません。

しかし、部下とのコミュニケーションの時間をとることで、相手をよく知ることができます。

月に1回は話すなど、定期的な面談の機会を作るとよいでしょう。

⑤スケジュールを共有する

お互いのスケジュールを共有することでコミュニケーションは円滑になります。

空き時間はいつなのか?今日は忙しいのか?いつなら空いてるのか?

空き時間を把握出来ていればミーティングや雑談をしやすくなります。

また、上司は部下のスケジュールを把握することでチェックしやすくなります。

業務負荷が過度であれば、そんなに頑張って大丈夫かと声を掛けやすくなるし、

業務がスカスカなら、お前サボりじゃないのかと指導しやすくなります。

⑥上司が率先して話しかける

話しかけやすい立場は上司なので、上司から率先して声掛けしましょう。

上司のあなたから接触をもつことで、相手へ安心感を与え、信頼感を得る効果があります。

部下は消極的かつ受身な子が多い傾向にあるので、上司から語りかけることを大切にして下さい。

語りかけるときは、相手の目や顔を見て、しっかりコミュニケーションしましょう。

つい忙しくてPC作業など他の仕事をやりながら話しかけてるようでは、相手は敬意を感じないでしょう。

忙しくて難しい場合もあるかも知れませんが、常にこのような対応をしてはダメです。

上下関係はあっても、1人の人間として尊重されたいのが人間です。

相手に敬意を払うことを忘れないでください。

まとめ

これまでのまとめです。部下育成には大きくは以下の3つが大切です

『部下を観察すること』

『部下の自立心を促すこと』

『的確なアドバイスをすること』

そのためには聴くコミュニケーションが必要になります。

自身のコミュニケーション能力も鍛える必要があります。

よく上司の方からの部下の悩みごとで「ミスが直らない」とか「反抗的」という声をよく聞きます。

こういった問題というのはコミュニケーションで改善出来ます。

なぜ問題を起こすのかという根本を聴き、根本をどうしたら潰すことが出来るのかを話し合うのです。

解決までの道筋を立てれればることが出来れば、問題は起こらなくなるでしょう。

問題が解消し、職場の雰囲気が良くなれば生産性の高い職場へと変化するでしょう。

また、それによってあなた自身の評価も上がるでしょう。

職場のためにも、自分のためにもコミュニケーション能力を鍛えるとよい方向へ変化していきます。

部下育成においては、特に「傾聴」について学ぶと良いでしょう。

部下育成に必要な「傾聴」の能力

部下育成をするにあたり部下への傾聴がとても効果的です。

傾聴とは、相手の言葉をただ単に聞くというものではありません。

相手の話に熱心に耳を傾け、言葉だけに捉われず、心の声を聴くものです。

傾聴が出来れば、上で紹介した重要なコミュニケーションのコツを幾つか押さえた状態になれます。

傾聴が出来ていないと、部下の理解は不十分なもので、信頼関係は希薄なものになります。

部下がどんなことにやりがいを感じ、何を大事にしているのか分からないでしょう。

表面上の言葉だけを捉え、何を考えているか分からない、と言うかも知れません。

傾聴が出来れば、部下の理解が深まり、信頼関係を築くことが出来ます。

部下がどんな仕事をしたいのか、相手の価値観は何なのかを知ることができるでしょう。

相手の言葉だけに捉われず、本心を引き出すことが出来ます。

傾聴は自力で習得するには長い時間がかかりますし、実践とフィードバックを重ねて改善出来ます。

慣れない聴き方なので最初は意識しないとなかなか出来ないでしょう。

ただ、練習を続けることで意識しないと出来なかったことが、そのうち無意識的に出来るようになります。

コツコツ努力して身に付けると良いでしょう。

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まとめ

経団連の「企業が社員採用時に求める資質」という統計で18年連続コミュニケーション能力が1位です。

それだけ企業は仕事を円滑にコミュニケーションを取れる人材を求めてます。

上の記事からも部下育成においてコミュニケーションや傾聴が大切であることは感じてもらえたと思います。

あなたが部下を傾聴して適切なコミュニケーションが取れれば、より連携が取れるようになります。

より各自の能力が引き出されます。よりチームで一体感もって目標に向かって仕事が出来ます。

職場の雰囲気は良くなり、あなたの会社の生産性や業績が上がるでしょう。

ただ、これだけ大切なコミュニケーション能力ですが、どうしたら改善できるか分からないという声もよく聞きます。

コミュニケーションについて教えれる人は限られているため、しっかりと学ぶのであればコミュニケーション講座に通うことをオススメします。

ちゃんとした成果を出したいのであれば、自己流ではなく体系的にコミュニケーションを学ぶとよいでしょう。

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もし部下との関係を改善し、仕事での生産性向上や成果を出すためにコミュニケーション能力を高めたいと思っている方はコミュニケーション講座に通う事をお勧めします。

また、将来会社を引っ張っていく部下育成に悩んでいるのであれば、部下の方にコミュニケーション講座に通うこともお勧めします。生産性を向上し結果を出すためのコミュニケーション技術を学ぶことが出来ます。

お勧めのポイントとしては、実践練習を積める事は勿論、正しいコミュニケーション方法を身に付ける事が出来るからです。アトリエシャンティのコミュニケーション講座は毎月アナタ専属のコーチがアドバイスをしますし、その時のアナタの状況に合わせたレッスンをします。

本を読んだり日常生活で実践を積む事も良いですが、自分のクセというのは人から指摘をうけないとなかなか改善が難しいです。正しいコミュニケーションを学び、実戦練習を重ねる事で最短コースで相手に伝わる話し方を身に付けることが出来ます。

近年はコロナの影響でコミュニケーションを取る機会が大幅に減っています。社会人であれば飲み会や懇親会、学生さんあれば部活動や修学旅行といった、人と人との親睦を深める機会や協力して創り上げる機会が失われています。そのため、人との人間関係の築き方が分からない、コミュニケーションの取り方が分からないという人も増えています。

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