職場のコミュニケーション不足の原因と改善方法

今回は、職場のコミュニケーション不足の原因と改善策も合わせて紹介します。
「職場のコミュニケーションがうまくいかない」
「最近社員との意思疎通がうまくいっていない」
「なんか職場の空気がギスギスしている」
ここの所このようなお悩みをたくさん聞きます。

実際コロナウイルスの流行もあり、人と話す機会が減っている企業が多く、職場でのコミュニケーション不足が多くみられます。

職場でのコミュニケーション量が減った事により人付き合いが減り、人と会う機会がなく生活をしている上でプライベートで人と話さない人も増えてきています。

それにより同じ社内でも話す事がなく業務の連携に支障が出たりします

今回は職場でのコミュニケーションが不足しているとどのようなことが起きるのか、それを解決するにはどのようなスキルが必要になるのかを紹介したいと思います。

職場でのコミュニケーション不足を感じてる管理職の方や、 仕事でのコミュニケーションを苦手と感じている社員の方は必見の内容です。

まずは実際にコミュニケーション不足が起きている職場ではどのような問題があるか見ていきましょう。 

コミュニケーションが不足している職場の原因

コミュニケーション不足は組織において重大な問題です。

実際に皆さんも職場でコミュニケーション不足によるトラブルを経験したことはありませんか？

コミュニケーションが不足している企業が増えるにつれ、社員一人一人のコミュニケーション能力の低下もピックアップされてきています。

年々仕事でもプライベートでもコミュニケーションを取る機会が減ってきて、コミュニケーションに対して苦手意識が生まれている人も増えてきています。

その一方で企業が社員に求める能力で最も必要とされている能力はコミュニケーションです。

時代と共にコミュニケーションの仕方は変わってきましたが、企業が社員にコミュニケーション能力を求める事は10年以上変わりません。

実際仕事の問題の多くのトラブルはコミュニケーションによって解決できます。

仕事の伝達ミス、ホウレンソウは勿論の事、うっかりミス、クレームなどもコミュニケーション能力が高い人は引き起こさないです。

なぜなら、トラブルになりそうなことや自分が分からない事などを事前に分かる人とコミュニケーションを取ってトラブルを防いでいるからです。

今回はコミュニケーションが不足している職場はどのようにして生まれるのかというものを代表的な2例をあげて紹介したいと思います。

基本的に会話や交流がない

コミュニケーションが不足している職場にありがちなのは会話や交流がないことです。

仕事に関係ある話題は勿論のこと休憩時間のふとしたひとときや、ちょっとした雑談がないのは大きな問題です。

なぜなら、良い人間関係を作るにはコミュニケーションが必要不可欠だからです。

想像してみてください。

今あなたの目の前には見知らぬ人がいます。

その目の前の人とコミュニケーションを全く取らずに心の距離を縮めてくださいと言われたら皆さんはどうしますか？

黙ったままパフォーマンスをするパントマイムができる人であれば出来るかもしれませんが、そうでない限りは難しいでしょう。

だからこそ良い人間関係を作るにはコミュニケーションが必要なのです。

そして会社で活躍する為には人間関係を築き上げる事は重要です。

実際仕事に関するスキルが同じぐらいの人が5人いたとして、5人全員が初めて会う人の場合と5人の内何人かが古くからの友であった場合は全く成果が違うと思います。

当然友人がいた方が仕事を回しやすいですよね。

コミュニケーションが多い職場であれば活気があり社員の士気も高く仕事の生産量も多くなるでしょう。

逆にお互い苦手だと感じている人同士が仕事をするとどうなるのかを想像することも難しくないと思います。

コミュニケーションは職場の生産性に直結するほど大切な要素です。

進捗やタスクなどのホウレンソウがない

仕事での基本と言われるホウレンソウがないとどうなるか言うまでもないと思います。

では、仕事においてあなたがするべきホウレンソウの範囲はどこまでのことを指すのでしょうか。

それは皆さん一人一人の価値観によるものなのでバラバラだと思います。

コミュニケーションが不足している現場ではこのホウレンソウが少ないです。

皆さんが当たり前だと思っていることでもなかなか報告がなかったり、社員一人での判断で重要なことを進めてしまったり、あるいは 情報共有がないばかりに同じ仕事を二人別々で取り組んでいたりホウレンソウがない事によるトラブルは色々なことが考えられると思います。

しかし、仕事でのホウレンソウは当たり前だというのは有名な話しなのに、なぜホウレンソウが足りない事が起きてしまうのでしょうか？

コミュニケーションが苦手な人は心の中でこんな声が渦巻いています。

「この人なんか話し辛いな」

「こんな事を言ったら怒られそうだから言うのをやめておこう」

「まあ言わないでも分かってくれるだろう」

頭ではホウレンソウが大切な事は分かっているけれども、心の中の声に負けてしまいホウレンソウを怠ってしまうのです。

みんなホウレンソウが必要なことは頭ではわかっていても負の感情がそれを邪魔してしまうのです。

コミュニケーションが不足している職場で起こりうる影響

コミュニケーションが不足している職場では色々な悪影響が起こります。

ちょっとしたコミュニケーションを怠るだけでも大きなトラブルにもつながります。

納期遅延、 仕事の工程間違い、書類の不備などちょっとした事でもコミュニケーションがしっかり取れていれば防げる事も多々あります。

例を挙げて考えてみましょう。

例えば製造業の職場でお客さんから新しく製品を購入する際の納期を教えてほしいと依頼を受けた時に必要になるコミュニケーションを考えてみましょう。

大まかに以下のやり取りが必要になると思います。

①依頼を受けた担当者から製造現場の納期管理部門への納期確認依頼

②製品に必要になる部材の調達と入荷日の確認

③部材の入荷日から製品が出荷できる状態になるまでの作業工程の作成

④納期管理部門から依頼を受けた担当者への納期回答

⑤依頼を受けた担当者からお客さんへの伝達

たった一つの納期確認でもこれだけコミュニケーションが必要になります。

この中で一つでもコミュニケーションが欠けていると上手くいきません。

他にもコミュニケーションが足りていないと色々な悪影響を及ぼします。

話す機会が少ないので職場での人間関係も良くならない

人間関係を作るにはコミュニケーションは必要不可欠です。

しかしコミュニケーションが不足している職場ではコミュニケーションをとる機会が少なく、お互いあまり話さない間柄なので話す話題もない。

そして普段話をしないので人間関係も良くならないという悪循環に陥っています。

解決策のひとつとして職場から話をする機会というのを会社側から設けている会社もあります。

実際に取り入れている企業の例を挙げてみます。

Yahoo では1on1ミーティングというものを取り入れています。

これは定期的に 上司と部下で1対1の面談を設けるというものです。

部署内の人数が多いと中々社員一人一人に割ける時間が少なくてどうしてもミーティングは部署内のグループで行っている企業も多いと思います。

1on1ミーティングはどの社員とも1対1で上司と部下が対面します。

ミーティングの内容は仕事に関する事は勿論、部下の現状の悩みや個人的な事を聞き出して部下の潜在能力を引き出す事が目的です。

一般的に上司と部下の1対1の面談といえば部下のミスを指摘したり、上司が部下に対して仕事の指示をするなど上司からの一方通行なコミュニケーションが多くあまり良いイメージを持たない人が多いと思います。

この1on1ミーティングでは部下に焦点をあてて上司が部下に寄り添った関わりをする事が従来との大きな違いです。

また、上司が部下に寄り添う事によって部下からの信頼関係も得やすいのも大きなメリットと言えるでしょう。

上司と部下の信頼関係の有無が仕事に大きな影響を与えるのは想像にたやすいと思います。

社内に協力体制や協力的な姿勢がない

仕事において社員同士の連携は重要です。

しかし、社員同士の仲があまり良くなかったり、あまりコミュニケーションを取らない間柄だったりすると連携不足によるトラブルが発生します。

例えば、AさんがBさんに次のプレゼンの資料を作成してほしいと頼んだ時に、きちんと連携が取れている間柄であればプレゼンの重要なポイントや聞き手の情報をしっかり聞いて把握して資料を作成するでしょう。

さらにAさんとBさんの信頼関係が厚ければAさんの価値観やプレゼンにおけるA さんの長所を活かせるような資料作りを心掛けるでしょう。

これが必要最小限のコミュニケーションを取らないような間柄では実現しない事は明らかでしょう。

コミュニケーションが少ない職場では良い人間関係が生まれず、互いに何か仕事をする事になったとしても十分な協力体制ができず中々仕事が捗らないことが考えられます。

協力体制のない職場では職場の雰囲気もよくなく個人主義の面が強く出てしまうでしょう。

職場でのコミュニケーションを改善するポイント

ここまでコミュニケーション不足な職場について紹介してきました。

ではどうすれば職場のコミュニケーション不足を解決することが出来るでしょうか？

良いコミュニケーションと言われても具体的に何をすればよいかなかなか思いつかないものです。

今回は簡単にできるものからまとめましたので参考にしてください。

気持ちの良い挨拶

朝いちばん、元気に「おはようございます！」と気持ちの良い挨拶をすれば、相手は良い気分になり、気持ちが上がります。

気持ちの良い挨拶をしてから仕事をすれば、相手の気持ちが上がった状態でスタートできます。

気持ちが上げて仕事をするといつもより仕事が捗ったという経験がある人もいるのではないでしょうか。

逆に、ボソボソ声で適当に「おはよう」と言ってs以後とをスタートすれば、暗い雰囲気で仕事が始まり、活発な場にならないでしょう。

挨拶のトーンは周りに影響を与えます。挨拶をあなどってはいけません。

相手に対して広く興味をもって関わる

興味を広くもって相手と関わりましょう。

ダメな例は、自分の仕事の事しか話さない人です。

相手の仕事や相手の立場になって考えて話す事も重要です。

皆さんも話しかけてくれる相手が自分の事を気にかけてくれていると感じたらうれしくないですか？

皆さんが嬉しいと感じるのであれば、皆さんが話し相手に対して行っても嬉しいものです。

そうすることで、仕事の改善点が分かったり、相手との関係性を縮められたり、深みのあるコミュニケーションを取ることが出来るのです。

自分の仕事はしっかりこなすという軸からブレてはいけませんが、相手に対して広く興味を持つことは大切です。

結論から伝える

業務上の報連相などのコミュニケーションは、結論から伝えることを心掛けましょう。

結論から伝えることで、短時間で伝えたいポイントが伝わります。

伝え方が苦手な人は、ダラダラと話して何を伝えたいのか分からないということが多いです。

結論から伝えることを普段から意識すれば、何を伝えたいか自分の頭の整理にもなります。

人に伝えるのが苦手な人は、結論から伝えることを意識してみて下さい。

自己開示する

職場のメンバーが積極的に自己開示する人ばかりなら、コミュニケーション不足に悩むことはないでしょう。

自己開示とはオープンに自分の考えや気持ちを伝えることです。

「今日はプレゼンなんだけど、実は緊張してるんだ」

「実は運動不足だから最近自転車通勤を始めたんだよね」

このようにオープンに相手に伝えることで、「自分」がどんな人なのか相手に伝える事ができます。

自分のことが相手に伝わっているとどことなく親近感が湧きますよね。

しかし、他人からどう思われるのかが不安で自己開示が苦手という人は結構います。

日本人は苦手な人が特に多く、出過ぎた杭はうたれるとか、意見をいうと仕事を回されるとかネガティブな印象をもっていたりもします。

まずは簡単な所からで良いので勇気を持ち自分の事を話してみてください。

良い人間関係や社内コミュニケーションを増やすには傾聴力が必要

職場で良いコミュニケーションをとるポイントはいくつかありますが、その中でも傾聴力はとても重要です。

コミュニケーションにおいては話す力と同じぐらい聞く力というのが大切です。

皆さんコミュニケーション能力を伸ばすといえば話す力を伸ばすほうに意識が向きがちです。

もちろん話す力も大切ですがコミュニケーションは上手な人ほど傾聴力を重視しています。

聞き上手は会話上手という言葉の通りコミュニケーションがうまい人に傾聴力がない人はいません。

ではこの傾聴力について詳しく解説していきたいと思います。 

傾聴力とは?

そもそも傾聴力というものはどういうものでしょうか？

傾聴力とは、相手の話に集中し、相手の伝えたいことを理解して、その内容を解釈し、適切な反応をするための能力です。

相手の言いたいことをただ言葉として聞き流すのではなく、言葉の中に込められた相手の意図や感情を汲み取る事が傾聴です。傾聴力は対人でのコミュニケーションで特に重視されます。

突然ですが、コミュニケーションにおいて最も重要なポイントって何でしょうか？

それは「意図」です。

よくコミュニケーションと言えば「言葉」が大事なんじゃないかという人がいますが果たしてそうでしょうか？

少しテストをしてみましょう。想像してみてください。

「今日は外も晴れていい天気だし絶好のピクニック日和だね。ずっと前から楽しみにしていたピクニックだから今日はとても良い1日になりそうだ。」

この言葉を見てどんなイメージが思い浮かびましたか？

きっとわくわくして楽しそうなイメージが思い浮かんだと思います。

しかしこの言葉をすごくどんよりとしていて暗い感じで話しているのをイメージしてみてください。

少なくとも楽しそうだと感じる人はいないでしょう。

このように全く同じ言葉であったとしても意図が違えば相手に伝わる感情は全く違います。

傾聴力がある人というのはこの意図を読み取る力が強い人のことを指します。

傾聴力のある人は、相手の意図を汲み取り、言いたいことや要点をまとめ、言葉以上のものを気づくことができます。

相手の表情などからも気持ちを理解できる理解者であり、職場をうまく回す潤滑油の存在になったり、あるいは職場のリーダーとして社員を引っ張っていく存在にもなれるでしょう。

それでは実際、傾聴力を活かすと職場においてどのようなことが起きるのでしょうか？ 

いくつか例をあげてみたので見ていきましょう。

傾聴力を活かすとこんなことが起きる

協力関係を作りやすい

傾聴力がある人は簡単に仕事でも協力関係を作れます。

傾聴力はある人は相手の話のポイントをつかむことができます。

また傾聴力がある人は相手の話を聴くだけでなく聴いた話に対して適切に反応ができます。

傾聴力がある人は、人の話を聴くことが上手いので、よく色々な人から仕事での悩みや困りごとを聴く機会が多いです 。

そして相手が話してくれた仕事での困りごとや悩みに対して、的確な人に協力を依頼することができます。

これは色々な人から話を聴く機会があるので色々な情報が集まってくるから出来ることなのです。 

信頼されやすい

傾聴力がある人は信頼されやすいです。

話を聴く力がある人は相手のことをよく理解出来ます。

人は自分の事をよく理解してくれるとその人にもっと自分の事を話したくなります。

また傾聴力があれば聴いた事に対して的確に返答が出来ます。

そうしてどんどん信頼を重ねていくのです。

仕事は信頼される人に回ってきます。

職場で傾聴力がある人がいるとその人を中心回ってきます。

あなたが何か仕事を任せるなら信頼できる人に回しますよね。

仕事をする上で信頼というのはとても重要です。

長期的に関わるのであれば信頼できる人とお付き合いしたいですね。

職場での問題を見つけやすい

傾聴力が高い人は問題解決能力も高いです。

相手の話の重要な部分をまとめる事が得意なので、問題点にもすぐに気づくことが出来ます。

問題点に早く気づいた人ほど解決する能力も高く、職場にそのような人がいると仕事のトラブルも減り円滑に仕事を回すことが出来ます。

職場の問題の多くはコミュニケーションで解決します。

皆さんの職場の中に高いコミュニケーションを持った人がいたらどのような影響を与えるでしょうか？

会社のたくさんの問題を解決するのではないでしょうか？

ホウレンソウの漏れを防ぐことができる

傾聴力がある人は話の要点のみを取り出すことができるので、重要な事を聞き逃す事がありません。そのためホウレンソウの漏れがを防ぐ事が出来ます。

傾聴力がある人はよく物覚えが良いと言われる事がありますが、実際は話の中で重要でないポイントを省いて覚えているだけなので普通の人より覚えなくてはいけない量が少ないので物覚えが良いと思われがちです。

傾聴力を学ぶには正しい知識と実践練習が重要

このように傾聴力がある人が職場にいるとこれだけの良い影響を生み出すことが出来ます。

1人でも傾聴力がある人が職場にいるだけでも違いますし、傾聴力がある人がたくさんいるほど職場でも円滑に仕事を回すことが出来ます。

では傾聴力とはどのように身につければ良いでしょうか？

傾聴力はただ日常で生活しているだけでは中々身に付くことが出来ません。

傾聴力を身に付ける為のポイントはいくつかありますが、正しい知識を知った上で鍛えていくことが必要です。

ここまで見てくれた皆さんに一つだけ傾聴力を身に付けるポイントを教えます。

それは相手の話に対して集中することです。

すごく当たり前のことだと思ってしまったかもしれませんが、これは傾聴力だけでなく、コミュニケーションでも重要なポイントでもあります。

想像してみてください。

あなたが話をしている時あるいは話を聞いている時、その時その瞬間に集中できていなかったらどんなことが起こりそうでしょうか？

逆に普段あなたが落ち着いて話をすることができる相手、話を聞くことができる相手ではコミュニケーションの質が全く違うと思います。

傾聴力の基礎もコミュニケーションの基礎も、どれだけリラックスしてコミュニケーションを取れるのかが鍵になります。

しかしいざリラックスして話をしてくださいと言われても実際にすぐに出来る人はなかなかいません。

色々な経験をして初めて落ちついて話をすることができるのです。

傾聴力の他のポイントでもやはり経験というのは大きいです。

正しい知識を身につけた上で実践練習を積み重ねることが傾聴力を身につける唯一にして最大のポイントです。 

アトリエシャンティのコミュニケーション講座は傾聴力やコミュニケーションの知識を基礎から身に付けることの出来るコミュニケーション講座です。

実戦練習中心なコミュニケーション講座でいろいろな知識をレッスンで身に付けることが出来ます。

また、通っている生徒さん一人一人にパーソナルコーチがつき生徒さんの状況に合わせたレッスンを行います。

コミュニケーションの基礎をレッスンで補うのもよし、傾聴力に特化したレッスンにするもよし、職場での悩み事について講師と一緒に考えるのもよしとオーダーメイドな授業なのが特徴です。

傾聴力や職場のコミュニケーション不足を解決するために正しい知識と実践量を増やしていきましょう。

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