相手に伝わる話し方のポイント8つと伝わらない原因3つを解説

雰囲気の良いチーム

ビジネスにおいて相手に伝わる話し方を身に付ける事ってすごく重要ですよね。

ビジネスではどんな場面でも相手に伝えたい事を伝える力が大切になってきます。

でも中々相手に伝えたいと思ってもできないと悩んでいる人もたくさんいます。

自分の説明の仕方で悩んでいる人は沢山います。

昔から企業が新卒学生に求めている能力の第一位はコミュニケーション能力です。

もう15年以上上位に君臨し続けています。

仕事においてもプライベートにおいてもコミュニケーション能力は年々必要と考えられてきています。

コミュニケーションが苦手な人程誰かに何か伝える事は難しいと感じると思います。

しかしコミュニケーション能力は誰しもが鍛える事で身に付ける事ができます。

つまり相手に伝わる話し方は誰しもが身に付けることが出来るのです。

ではどうすれば相手に伝わる話し方を身に付ける事が出来るのか紹介したいと思います。

目次

話が伝わらない3つの理由

話を聞いていない

話が伝わらない事を改善させるのは簡単です。

話を伝える事が上手い人との違いを見つけてそこを治せば良いのです。

「それが分からないから困っているんだよ!」

って声が聞こえてきそうですね(笑)

では皆さんにとって話を伝える事が上手な人ってどんな人の事を指すのでしょうか?

皆さんが話を伝えるのが上手いなと感じる瞬間って人それぞれですよね。

あなたが話を伝える事が上手いなと感じている人でも実はその人自身は自分は話を伝える事が下手だと思っているかもしれません。

大切なのは話を伝える事が上手、下手を判断するのは一人ではないということです。

判断するのはあなたの自己評価ではなく嫌味な上司一人の判断でもありません。

客観的に判断する事が大切です。

話が伝わらないポイントって実はシンプルなんです。

今まで話を伝える事が苦手だと感じていた人や失敗が続いて自信を無くしている人はまずこの3つにあてはまっていないか確認しましょう。

声を聞き取りづらい

声の聞き取りやすさは重要です。

単に声が小さい事の問題とは限りませんよ。

確かに声が小さいと聞き取りづらいですが、逆に叫ぶぐらいに大きい声で説明していても説明よりも叫ぶ人の姿に意識が向きそうですよね。

最も叫びながら何かを説明する人は極稀だとおもいますが。。。

他にも皆さんの周りにすごい早口で喋っている人はいませんか?

逆に動作だけでなく喋り方までマイペースな人はいませんか?

そんな話し方をしている人達が何か話をして伝えようとする姿を想像して見てください。

相手に話を伝えたければ話し方を変えるだけでも印象は変わります。

声が小さい人は声を大きくすることを、早口になってしまう人は少し落ち着いて話すことを意識する事が大切ですね。

何かを意識して取り組む事って大切なんですよ。

声を聞き取りづらいと言われて気にしてしまっている人はまずは自分の話し方を意識すると良いでしょう。

話の内容が分かりづらい

皆さんにとって伝わりやすい話しとはどんな話しでしょうか。

伝わりやすい話しと伝わりにくい話って何が違うのでしょうか。

一つのポイントとして話の内容の分かりやすさが挙げられます。

人は物忘れをする生き物です。

今日起こった出来事も明日になれば半分以上は忘れてしまいます。

もしあなたが10分間の素晴らしいスピーチをしたところで一字一句覚えている人はまずいません。

要所、要所ポイントとなるところが相手の心に残るのです。

これはスピーチに限った話ではありません。

日常でも仕事の会議でのプレゼンでも家庭内のホウレンソウでも一言、二言ならともかく日常レベルの会話では話している内容の一字一句まで伝える事は出来ません。

そうであれば人に伝わる話し方と伝わらない話し方の違いは何でしょうか。

その通りです。

話の内容が分かりやすければ分かりやすいほど相手に伝わります。

例えば明日雨が降る事をこのように話しをしたらどうなるでしょうか。

「最近は天気予報が当たったり外れたりすることもあって、今日は雨の予報だったけど晴れましたよね。」

「でも明日は天気予報通り雨が降るので畑の水やりは必要ないですよ。」

「なぜなら天気予報図やよく当たる占い師も雨だと言っているし今も西の空が少し雲がかっているからです。」

どうでしたか。

何を伝えたいかさっぱり分からなかったでしょ(笑)

「明日雨が降ります」

これなら殆どの人に伝わるでしょう。

話が伝わらなくて困っている人はもしかしたらアナタの話している内容に問題があるのかもしれません。

感情や意図が伝わっていない

話し方も問題ない、話の内容も問題ない。

でもなぜか人に話を伝えるのが苦手だという方。

人に話を伝わらない大きな理由はもう一つあります。

突然ですが皆さんはコミュニケーションで大事な事って何だと思いますか?

色々な意見があると思いますがコミュニケーションのポイントは「言葉」ではありません。

大切なのは「感情」や「意図」など「心」の部分です。

例えば物凄く暗いトーンで「今日皆さんに会えて本当にうれしいです。」

「今日初めてお会いしたとは思えないとは思えないです。」と話していたら何を感じますか?

きっとうれしい気持ちは伝わらないと思います。

これは皆さんの日常会話でも起こりうる事です。

「ありがとう」の一言でも何か他事に気を取られている時の「ありがとう」の一言では心の込めた「ありがとう」とは違う捉え方をされるでしょう。

このように何をしても話を伝わらないと考えている人は「言葉」に囚われて過ぎているのかもしれません。

コミュニケーションも「心」、人に話を伝えるのも「心」が大切です。

相手に伝わる話し方のポイント8つ

コミュニケーションを取る男性

さて、ここまで話しが伝わらない理由を紹介しました。

これらの理由にあてはまってしまった人はドキっとされたかもしれません。

では逆に話を伝える為のポイントとは何でしょうか?

8つにまとめてみました。

実はここまでの中で少しお話ししたポイントもありますが改めて見ていきたいと思います。

適切な声量とスピード

相手に伝わる話し方をするには、ただ声を大きくすれば良いということではありません。

話すときに、適切な「声量」と「スピード」が大切です。

相手に伝わりやすい声量で話せば、相手に届いて理解してくれます。

しかし、小さい声や大きすぎる声で話してしまうと、せっかく良い話をしても、相手に届きません。

また、人によって声のスピードも個人差があります。

早すぎても、遅すぎても聞き取りづらくて相手にとって心地よい印象を与えないので、相手の声のスピードを意識しながら合わせていきましょう。

声量もスピードもまずは、相手の話し方をみて合わせていくことも大事です。

早口な人に遅いスピードで話すと、不快な気持ちになるように相手に合わせて話すことで伝わりやすくなります。

自分の話し方に自信がない、滑舌があるという方は、相手に伝えたいという箇所はゆっくり、落ち着いて話すなどの工夫もしてみてくださいね。

話している相手の声量やスピードを観察しながら、自分も合わせていき、相手が理解できる位の声量とスピードで話しましょう。

伝えたいことを明確にする

伝えたいことがたくさんあると、「あれもこれも」とついつい多くの内容を一度に伝えてしまうことがあります。

しかし、多くの情報量を一度に言われても、聞き手にの記憶に残る情報量はごくわずかなものです。

話す前に、何を一番伝えたいのか、自分の中で整理をして明確にしましょう。

そして、明確になったら、伝えたい要点、結論、その理由を順に話していきましょう。

伝えたいことを明確にして、何が話したかったのかぼやけてしまわないように気をつけましょう。

結論から話す

相手に伝わるシンプルな言葉で結論を伝えることが大事です。

ついつい、人は関係のない無駄な話をしてしまいがちです。

相手もすべての話を覚えてはくれないので、一番伝えたいことをまずは伝えます。

長々と無駄な話をするのではなく、「伝えたいことは○○です」というように、結論から全体の話をして、その理由を伝えていきます。

例えや具体例も話す

聞き手に例えや具体例を話してイメージさせることで、上手く話が伝わりやすくなります。

たとえば、会社で提出してほしい書類を「できるだけ急いで出してね」と抽象的に指定したとします。

相手にもほかの業務があるので、自分の予定下通りにその書類が提出されるかはわかりません。

「できるだけ急いで」とは具体的にいつなのか、「○月○日の○時まで」と数字を使って伝えるようにしましょう。

そうすることで、双方ともにズレがなくなります。

指示出し

5W1Hを活用する

5W1Hとは

Who(だれが)When(いつ)、Where(どこで)、What(なにを)、Why(なぜ)、How(どのように)

を示した言葉です。

この5W1Hを意識して伝えることで、余分な情報を言うことなく、伝えたいことの主旨が明確になります。

端的かつ不足なく伝えられるので、何か報告する時など特に意識すると良いですね。

メリハリを付ける

何かを伝えたい時、説明が必要な時はメリハリを付けて話すことを意識しましょう。

単調な話し方は相手の眠気を誘います。つまり集中して聞いてもらえなくなってしまいます。

メリハリを付けるためには声の大小、トーンの変化を付けると良いでしょう。

例えば話の重要なところは声を大きくしたり、楽しさを伝えたい時には声をトーンを上げるなど。

声にメリハリを付けることで、相手を飽きさせることなく伝えられるでしょう。

ボディランゲージや表情を意識する

先ほどのメリハリに加え、顔の表情やボディランゲージが付けば尚伝わりやすくなります。

ボディランゲージや顔の表情を出していくには感情を込めて話すことが大切になります。

そうすることで相手が話の内容をイメージしやすくなったり、自分の話に引き込むことができるようになります。

感情を表現するのが苦手な人は多いと思いますが、敢えて自分ではオーバーかなと思えるくらいでやると、

実際聞いてる側にはちょうど良いくらいに感じると思います。

相手の理解を確認しながら話す

自分は伝えているつもりでも、相手はそこまであなたの話を集中して聞いていない場合があります。

大事な部分が抜けていたり、伝えたいポイントがズレていたりすることもあります。

例えば仕事の伝達事項でズレが正されないまま話が進んでいったらどうでしょう。

あとあと大きな問題にもなりかねません。それが起きないよう相手に理解を確認する必要があります。

「ここまでの話し分かった?」「ここまででどんな理解をしたか教えて」など相手に確認をとると良いでしょう。

間違った伝わり方は無くなっていくでしょう。

相手に伝わる話し方を身につけるには実践・継続が重要

対面コミュニケーション

さてさて8つのポイントを紹介しました。

これらのポイントをマスターできればアナタも明日から誰にでも伝わる話し方を身に付ける事ができます。

明日から相手に話を伝える事の達人として頑張りましょう!

えっ、明日からはこれらを実践するのは難しい?

その通りですよね。

これらの8つのポイントはすぐにマスターできるものではありません。

継続して鍛えていくことが不可欠です。

千里の道も一歩よりという言葉人に話を伝えるコミュニケーションも一歩ずつ歩んでいくことが大切です。

しかし、これらのポイントをマスターするにはどうすれば良いでしょうか?

やはり大切なのは実践練習をする事です。

実践練習を繰り返すことで少しずつ力を身に付ける事ができます。

しかし中々実践練習する機会って今時中々ないものです。

日常生活で実践するのも良いですが失敗してしまうと気まずいものですよね。

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もし本気で相手に伝わる話し方を身に付けたいと思っている方はコミュニケーション講座に通う事をお勧めします。

実践練習を積める事は勿論、正しいコミュニケーションを身に付ける事が出来るからです。

アトリエシャンティのコミュニケーション講座は毎月アナタ専属のコーチがアドバイスやその時のアナタの状況に合わせたレッスンをします。

本を読んだり日常生活で実践を積む事も良いですが、正しいコミュニケーションを身に付けて実戦練習を重ねる事で最短コースで相手に伝わる話し方を身に付けることが出来ます。

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