事後報告は良くない？信用される人の業務の進め方
「事後報告では困るよ、この案件は。」と上司に注意されたことはありませんか？
仕事をする上で「事後報告」は良くないイメージを持たれることが多いです。報連相のタイミングが適切でないとネガティブな印象を人に与えてしまいます。
この記事では、ビジネスでの「事後報告」がどんな印象を与えるのかということや、事後報告でも大丈夫な場合、報連相のポイントについて学んでいきます。事後報告について理解を深め、適切なタイミングで報連相できるようになり、仕事で信頼される人になりましょう。
目次
事後報告とは？解説
事後報告とは「本来、行動を起こす前に相談や許可を得るべき内容について、既にその行動を完了してしまった後に、その結果や事実を報告すること」を言います。
事後報告は一般的には以下のような事柄に対して行います。
- 重要度の低い事柄
- 緊急性が高く、相手の相談や許可を取る間もなく行動すべき事柄
事後報告は完了した事実を伝えることで、シンプルで効率的に見える一方で、ネガティブな印象を持たれることがあります。
事後報告が与えるネガティブな印象
事後報告がネガティブな印象を与えてしまうのには、心理的な要因と実務的な要因の両面があります。
「勝手に決められた」と思われる
人間には、物事に関わったり、自分の意見が反映されたりすることを望む心理（自己決定権）があります。
相手によっては「相談してくれたら力になれたのに」「別の選択肢もあったよね」と思わせてしまう余地があります。
相手からすれば「勝手に決められた」「無視された」と感じ、自分を軽んじられているという不快感に繋がります。
「尻ぬぐいをさせられる」と思われる
案件によっては、関係者に事後処理をお願いすることもあります。
事後報告された案件の事後処理というのは、人によっては「尻ぬぐいをさせられてる」と受け取られかねません。
「早く言ってくれれば、未然に防げたのに。」と相手に思われると、相手にストレスを
「トラブルを持ってくる人」と思われる
悪い結果を出してしまって、言いづらくなって時間が経ってから事後報告をする、というケースは特に相手に悪印象を与えます。
すぐに対処をすれば挽回できるものを、報告が遅れたためできなかった、ということが起こると、チーム全体の損失が大きくなるためです。
相手からは、チームを守るより自分を守りたい責任感のない人、トラブルを持ってくる人、迷惑な人、という印象を持たれます。
悪い結果を出してしまったときほど、迅速かつ詳細な報告が大切です。
事後報告をする人の心理
事後報告はネガティブな印象を与えかねないものですが、報告する人はそうせざるを得ない、あるいはそうしてしまう心理的背景があります。
「反対されるのが面倒」という回避心理
事後報告をする人の最も多い理由が「反対されるのが面倒」だと思っています。
相談をすると、ダメ出しされたり、自分のやりたいことを止められたりする可能性があるため、事前の相談から逃げようとします。
本音では「説明してると時間がかかるしな」「相手に邪魔されたくないな」と思っていて事後報告で済ませようとします。
自分で出来ると自信過剰になっている
「これくらい自分一人で出来るから」と過信している人は事後報告で済ませる人が多いです。
自分に自信があり、実際に有能な人も多いのですが、周りからは「チームワークを乱す人だな」というイメージを持たれやすいです。
周りを恐れている
自分に自信がないため、人から見られることに恐怖を感じているケースです。
こういった人は報連相を最小限にしようという心理が働き、やむを得ず事後報告になります。
「あまり口出しされるとパニックになる」「失敗しそうなとこは見られたくない」などと心の中で思っています。
結果だけ見てほしい、怒られたくないというようなことを考えています。
事後報告をする人の心理は「効率を求めすぎる自信」か「否定を恐れる不安」のどちらかに大きく振れていることが多いです。
このような心理が働いていると理解することで、改善することが出来ます。
事後報告をポジティブな印象にする
事後報告が全て悪いというわけではありません。緊急性や効率性を重視して、事後報告がやむを得ない場合もあります。
ネガティブな印象にならないように、周りの理解を得るには伝え方も大事です。以下の伝え方を参考にしてください。
緊急でやる必要がある理由を伝える
単に「〜をしました。」と伝えるだけでは相手の理解を得られません。
「これは緊急で行う必要がありまして、先に【Ａ】を実施しました。理由は【Ｂ】です。」と、行動の正当性を伝えます。
お詫びの言葉を添える
事後報告をお詫びすることで、相手の心情に配慮していることが伝わります。例えば以下のようにお詫びすることが有効です。
「この件、本来は事前にご相談するべきでしたが、期限の関係で判断を急ぎました。大変申し訳ございません。結論として【Ａ】案を採用し、本日完了しています。」
相手に意見を求める姿勢を見せる
報告が終わった後、「今回の判断について、ご意見を頂けますか？」など発言することで、相手に意見を求める姿勢を見せることは一つの方法です。
相手に意見を委ねることで「あなたのことを尊重しています」という意思表示になります。
事前報告と事後報告の違い
これまで、事前報告について学んできましたが、そもそも報告のタイミングというのは、いつするのが適切なのでしょうか。
事後報告の反対語として「事前報告」があります。事後報告とは、報告のタイミングと目的が異なります。表にまとめたので見比べてみましょう。
| 報告の種類 | タイミング | 目的 |
| 事前報告 | 業務の開始前 | ・計画の承認を得る ・リスクを共有する ・より良い助言を得る |
| 事後報告 | 業務の完了後 | ・既に起きた事実を伝える ・結果を承認させる ・許しを請う |
事前報告は、業務の開始前に計画や進捗を伝えるものであり、問題を共有することでチームメンバーで知恵を出し合いリスクを未然に防ぐことができます。
一方、事後報告は、業務が完了した後に結果を伝えるもので、実績を評価するために必要です。
事前報告と事後報告は、業務の内容によって使い分ける必要があります。
業務の緊急度、業務の重要度、自分自身の権限や能力で、どちらが適切かが変わってきます。
自分個人の都合で報告の仕方を選ぶと、判断を見誤ってしまうかも知れません。
判断に悩むようなら、どちらがチームの利益になるのかを考えると良いですよ。
信用される人とは
これまで述べてきたように、事後報告全てが悪いわけでなく、適切に使うことが大事です。
事後報告は、上手く使えばポジティブな印象を得られます。自分で業務を完結出来る自信のある人と映るでしょう。そうすれば、職場で信用される人となれます。
自分に任された裁量を明確に理解し、上手く使い分けてください。
まとめ
事後報告は必ずしも悪いものではなく「上手く使う」ことが大事です。
使い方次第で、あなたの評価を大きく上げ、信用される人になることができます。
自分個人の都合で物事を判断するのでなく、チーム全体の利益を考えて判断をしていきましょう。
以上、本日の無料公開ブログでした。
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